7.1 Algemeen

Stichting DOX is in 2021 overgegaan van een bestuursmodel naar een model met een Raad van Toezicht (RvT). Een algemeen directeur bestuurder en artistiek directeur worden ondersteund door de afdelingen administratie, productie, marketing en communicatie, educatie/outreach (gedeeld met Theater Utrecht) en een artistiek team. Als BIS-ontwikkelinstelling en BIS-theatergezelschap hebben DOX en Theater Utrecht de intentie uitgesproken daar waar mogelijk de krachten te bundelen.

7.2 Team

De directie wordt sinds 1 juli 2021 gevormd door algemeen directeur/bestuurder Jeroen van de Wiel. Artistiek directeur Hildegard Draaijer geeft leiding aan het artistieke team bestaande uit Timothy de Gilde (huisregisseur) en Melvin Fraenk (coördinator DOX-clubs). Het artistieke team geeft leiding aan de makers, mentoren en docenten. De afdeling administratie bestaat uit een parttime assistent zakelijk leider en een financieel/administratief medewerker. De met Theater Utrecht gedeelde afdeling educatie bestaat uit drie personen die de gezamenlijke DOX/TU-projecten vormgeven. Deze medewerkers zijn ook parttime inzetbaar voor specifieke DOX-projecten. Marketing en communicatie wordt bemenst door twee parttime medewerkers en de afdeling productie wordt bemenst door drie medewerkers. In de organisatie zijn 12 werknemers vast en 13 tijdelijk werkzaam, voor 6,24 fte (vast) en 2,62 fte (tijdelijk). Daarnaast schakelen we altijd makers, acteurs en performers in voor producties, docenten, mentoren en begeleiders voor talentontwikkelingstrajecten in de DOX-clubs én docenten, performers en educatiemedewerkers voor educatie en publiekswerkingsactiviteiten, ook in 2021. De totale inzet in 2021 bedroeg 229 personen voor 22,06 fte. 

7.3 werkdruk en protocol veilig werken

In 2021 is er aandacht geweest voor verlaging van de werkdruk. Dit is een onderdeel geweest binnen het totale traject verbetering arbeidsvoorwaarden en was onderwerp van gesprek tijdens personeelsvergaderingen. Concrete stappen zijn onder andere verruiming in uren op de afdelingen administratie, productie en marketing. Scholingsruimte is aanwezig en als zodanig ook opgenomen in de begroting. In 2021 is hiervan weinig gebruikgemaakt.In 2021 is het protocol veilig werken bij DOX vastgesteld en besproken in de personeelsvergadering. Uitvloeisel van dit protocol is het aanstellen van een vertrouwenspersoon. Dit is begin 2022 geeffectueerd. Deze vertrouwenspersoon is ook beschikbaar voor de medewerkers die ‘gedeeld’ worden met Theater Utrecht.

7.4 Fair Practice Code

Het is DOX veel waard om in onze sector een gezondere, eerlijkere en duurzame manier van werken mede mogelijk te maken. Wij realiseren ons dat we daarvoor soms andere keuzes moeten maken en dat we met dezelfde euro’s minder kunnen doen. We erkennen dat er sprake is van spanning op het keuzeproces in de kunstensector. Betere beloning betekent natuurlijk ook minder mensen kunnen betalen, minder producties maken en minder kunstenaars kansen geven. We staan echter wel achter de keuze om werkenden in onze sector een fatsoenlijk loon of honorarium te betalen. In bredere zin spannen we ons ook in om op een eerlijke manier te worden betaald voor onze activiteiten – door podia en festivals, maar ook door de overheid die ons de opdracht verstrekt om een maatschappelijke bijdrage te leveren aan de samenleving. Deze activiteiten verrichten we via brancheorganisaties als NAPK en Kunsten ’92, maar ook in samenwerkingsverbanden als het Utrechts Theater Overleg. Stichting DOX betaalt haar medewerkers in overeenstemming met de afspraken die zijn vastgelegd in de cao Toneel en Dans. DOX volgt deze afspraken strikt, ook wat betreft de secundaire arbeidsvoorwaarden. Zowel de tijdelijke contracten, vaste contracten als de overeenkomsten van opdracht zijn in 2021 volledig in lijn gebracht met de cao en eventuele secundaire arbeidsvoorwoorden.

7.5 Code Diversiteit en Inclusie

DOX werkt met én voor mensen met cultureel zeer diverse achtergronden en brengt al lange tijd kleur en verhalen uit allerlei groepen van de Nederlandse samenleving op het podium. Dat brengt het maken van podiumkunst vanuit de grootstedelijke jongerencultuur eigenlijk als vanzelf met zich mee. Bij het aannemen van nieuwe medewerkers is culturele diversiteit een belangrijk criterium en in de selectie van onze partners is diversiteit en inclusie een voorwaarde. DOX-makers hebben veelal een bi-culturele achtergrond. DOX neemt als aanjager ook deel aan PACT Utrecht, die ons helpt inclusief te werken. Ook landelijk, door middel van het stimuleringsprogramma Theater Inclusief, vullen we de Code Diversiteit & Inclusie concreet in. Wij stellen ons ten doel om een programma te brengen waarmee we een breed, divers en inclusief publiek bereiken. Dat willen we doen met partners en met medewerkers die een ijzersterk team vormen, júíst omdat ze verschillen in afkomst, kleur, leeftijd, gender, seksuele geaardheid en beperkingen in mobiliteit. Op die wijze leveren we een waardevolle bijdrage aan het omvormen van de Nederlandse samenleving in een inclusieve maatschappij. Wij willen een voorbeeld zijn voor anderen omdat we een organisatie zijn die per jaar sterker wordt door inclusief te werken.

7.6 Governance Code Cultuur

Stichting DOX werkt voor het grootste deel met publieke middelen. Daar gaan we verantwoord mee om en we leveren er veel artistieke en maatschappelijke waarde voor terug. Directie en medewerkers van DOX zien dit als hun taak en de Raad van Toezicht ziet erop toe dat dit ook daadwerkelijk gebeurt. De RvT kende eind 2021 vier leden, die gezamenlijk een brede vertegenwoordiging vormen van de samenleving. De raad kent diversiteit op vele vlakken, zodat hij in staat is afwegingen te maken die recht doen aan de maatschappelijke doelstellingen van DOX en aan zijn artistieke en zakelijke beleid. Als vereiste geldt dat RvT-leden direct of indirect geen eigen belang hebben bij het functioneren van DOX en zij ontvangen voor hun inzet geen vergoeding. Leden kunnen hun reiskosten vergoed krijgen. Nevenfuncties worden gemeld. De leden hebben zitting voor drie jaar met verlengingsmogelijkheid van een tweede periode. De RvT kiest op voorspraak van de algemeen directeur een accountant, die de financiële bedrijfsvoering controleert en daarvan verslag doet. In april 2021 zijn de nieuwe statuten inclusief een rooster van aftreden vastgelegd. Jaarlijks evalueert de RvT zijn eigen functioneren en neemt daarbij de Code als uitgangspunt. Bij het werven van nieuwe leden is de werving openbaar en geschiedt aan de hand van vooraf opgestelde profielen. Het instellen van een financiële auditcommissie zal in 2022 worden besproken. 

In de loop van 2021 is voor Stichting DOX het bestuurs-directiemodel omgezet naar een RvT-model met één algemeen directeur/bestuurder.

Tevens verliep aan het eind van 2021 de bestuurstermijn voor twee leden, waarvoor in het laatste kwartaal van 2021 is geworven via principes van good governance. Er is gekozen, op basis van vooraf vastgestelde profielen, om drie nieuwe RvT-leden te werven, zodat er een oneven aantal leden zitting hebben in de raad. Dat garandeert bredere profilering op deelgebieden en zorgt er in de toekomst voor dat er minder verloop van leden op één bepaald moment plaatsvindt. De Wet Normering Topinkomens wordt door RvT van DOX nageleefd. Leden wordt de mogelijkheid geboden onkosten te declareren die zij moeten maken voor het uitoefenen van hun functie. Zij genieten geen vergoeding voor de door hen verrichte werkzaamheden. De nieuwe RvT-leden zullen in de vergadering van maart 2022 worden benoemd, dat is ook de vergadering waar de vertrekkende leden decharge wordt verleend.

Per 31/12/2021 was de RvT als volgt samengesteld:

• Gilbert Isabella, voorzitter sinds 20-02-2017 (Burgemeester van Houten, van 2014 tot 2018 rijks vertegenwoordiger voor Bonaire, Sint-Eustatius en Saba, daarvoor wethouder in de Gemeente Utrecht.

• Benno van Marum, penningmeester sinds 27-11-2010 (hoofd bedrijfsvoering en Control bij Bureau Financieel Toezicht, daarvoor bij Onderzoeksraad voor Veiligheid)

• Willem van Berkel, bestuurslid P&O en marketing sinds 24-09-2013 (psycholoog en senior-adviseur)

• Nada Mounzer, bestuurslid artistieke inhoud sinds 01-06-2016 (editor-in-chief Pop & Jazz & Festivals bij NTR TV)

In 2021 heeft de RvT vier keer vergaderd. Daarnaast is er een aantal specifieke bijeenkomsten belegd om te spreken over de omzetting van bestuursmodel naar RvT-model, over de overgang van een tweehoofdige directie naar een eenhoofdige directie, de coronamaatregelen en daarmee samenhangende financiële consequenties en de begeleiding van de sollicitatieprocedure voor de nieuwe algemeen directeur.

De RvT is blij dat DOX zich vanaf begin 2021 BIS-ontwikkelinstelling mag noemen. De raad ziet dat als een beloning voor zeventien jaar hard werken en inhoudelijke en organisatorische groei. Daarnaast wil de raad over het jaar 2021 graag drie opmerkingen maken:

1. De RvT zeer te spreken over de inhoudelijk bereikte doelen in 2021, en dat dan onder (voor alle culturele instellingen) lastige omstandigheden. Creativiteit en flexibiliteit zijn ingezet om zoveel mogelijk jongeren te blijven bereiken, talenten te blijven steunen en te ontwikkelen, educatieprojecten te kunnen laten doorgaan en mooie en relevante voorstellingen te blijven maken. Dat dat is gelukt, valt onder meer op te maken uit de ‘eindejaarslijstjes’ van recensenten, waarbij Marijn Lems van NRC de voorstelling Daddy op nummer twee plaatste van beste jongerenvoorstellingen van 2021. Een groot compliment gaat daarbij uit naar alle medewerkers en makers van DOX.

2. De RvT blij met het financieel resultaat dat in 2021 werd geboekt, zij het dat de reden, de coronacrises en de lange sluiting van alle theaters, een minder vrolijke is. Door de steunmaatregelen en minder uitgaven is de balanspositie goed te noemen, maar de RvT wijst er wel op dat deze goede positie in de toekomst aangewend gaat worden om te doen waar DOX voor staat: talent ontwikkelen en mooie en relevante voorstellingen te maken. 

3. Er is zorg bij de RvT van DOX. Na twee jaar coronacrisis (met het einde nog niet in zicht) tekent zich een cultureel landschap af waar zich een stille tragedie voltrekt; door de lange sluiting van de theaters én de jarenlange ‘ver-zzp-isering’ van de culturele sector onder druk van te lage productiebudgetten, is er de afgelopen twee jaar sprake geweest van een braindrain van technisch en productiepersoneel. Medewerkers zijn door gebrek aan maatregelen op maat overgestapt naar andere sectoren en zullen maar mondjesmaat terugkeren wanneer de theaters zijn opengegaan. Nu al is het zeer moeilijk gekwalificeerd technisch en productiepersoneel te vinden. Ook het publiek zal niet en masse terugkeren naar de theaters. De voorzichtigheid bij het kopen van kaartje zal aanhouden en koopgedrag zal steeds later plaatsvinden (‘Gaat deze voorstelling over drie maanden eigenlijk wel door?’) en financiële onzekerheid geven bij producties. Ook maakt de RvT zich, in een breder verband, zorgen om de kwetsbaarheid van jongeren na twee jaar corona; uitval en afhaken bij talentontwikkelingstrajecten, meer en serieuzere mentale problemen én een gat van twee jaar in de ontwikkeling van talentvolle jongeren dragen het risico in zich van een verloren generatie.

Voor 2022 ziet de RvT dat er bij DOX, ondanks de grote onzekerheid over de nabije toekomst, weer veel mooie projecten op stapel staan die relevant en groundbreaking zijn. De raad ziet het jaar 2022 dan ook met vertrouwen tegemoet. Voor onze voorstellingen, projecten, festivals en opleidingstrajecten is het van belang dat DOX als gemeentelijke en BIS-instelling daarvoor voldoende armslag en ruimte (in de meest fysieke zin) heeft. Op dit moment ervaart DOX een beperking in zijn werken bij de beperkte beschikbaarheid van de Berenkuil als productieplek en de Paardenkathedraal als montageplaats. Voor de RvT staat in 2022, naast al deze mooie voorstellingen en activiteiten, ook deze uitdaging hoog op de agenda. Moedig voorwaarts!